Как управлять своим временем?

Развитие требует свободного времени. А где его взять? Учитесь правильно работать с задачами: планировать, группировать и делегировать. Возможно, это какая-то классика из любой книжки по тайм-менеджменту, но сформулировано это будет через призму моего личного опыта.

Планируем

Когда человека спрашивают, сколько времени займет выполнение задачи, часто в ответ он сообщает чистое время на выполнение без учета того, что в работе есть и другие задачи. В таком случае сразу приступить к новой не получится.

Берите запас времени на выполнение задач. Даже если с учетом других дел срок выполнения составит неделю или две, вряд ли это кого-то не устроит. Если задача срочная, тогда вас попросят сократить срок, но вы будете знать, что для этого придется отложить другие дела.

Гораздо лучше сообщить продолжительный срок и выполнить задачу вовремя, чем неоправданно короткий, и не успеть. Ведь коллеги строят планы, исходя из тех сроков, которые вы сообщаете.

Делегируем

Как только выполнение однотипных задач превращается из развития нового навыка в рутину — я стараюсь передать дело другому человеку или автоматизировать.

Если какие-то задачи занимают много времени и кажутся слишком простыми — поручите эту задачу другому. Таким путем люди приходят к решению нанять личного ассистента. При развитии стоимость вашего времени растет. В какой-то момент может оказаться, что купить билет на самолет или забронировать гостиницу дороже, чем нанять для подобной задачи специального человека.

Группируем

Переключаться с одной задачи на другую крайне неэффективно, потому что само переключение занимает время. Если постоянно отвечать на сообщения, письма и звонки, вы крадете время у тех задач, которые выполняете.

Смело отключайте уведомления на телефоне и проверяйте электронную почту один раз в день в свободное время. Отвечайте только на важные звонки, а на остальные перезванивайте в конце дня.

Планируем встречи

Чтобы развиваться нужно свободное время, для этого приходится планировать задачи и освобождаться от рутины.

Для управления временем я веду календарь. Там я планирую мероприятия с точностью до часа и горизонтом в месяц. Сейчас мне приходится много общаться и две трети рабочего времени занимают видеосовещания.

Для согласования свободных слотов я нашел интересный функционал в календаре Google. Там можно создать расписание встреч и поделиться им с коллегами.

Этот функционал подойдет тем, кто проводит тренировки, консультации или другие однотипные встречи. Настройки календаря гибкие, но почему-то нет согласования мероприятий. Пока непонятно, как отказывать людям, предлагающим встречу, или организовывать видео встречи вперемешку с очными. После очных встреч требуется время на перемещение, и добавить его можно только вручную.

Делегируем креативно

Делегирование задач иногда требует креативного подхода. В общем случае, когда задача становится рутиной — это сигнал к тому, что пора найти человека, которого следует научить ее выполнять. Если смотреть на делегирование широко, то передать задачу можно и обратно тому, кто с ней пришел. Для этого решение задачи должно быть автоматизировано.

Коллеги знают, что я делаю хорошие слайды для презентаций и по этой причине обращаются за помощью. Они могут попросить удалить фон у картинки, чтобы вставить ее на темный или цветной слайд. Решение этой задачи у меня автоматизировано с помощью инструмента Background Remover на сайте https://www.photoroom.com/tools.

Кажется, что эта задача не занимает времени, но если начнешь всем помогать, то слава о твоих чудесных навыках в удалении фона разлетится быстро. Вскоре каждый будет приходить за помощью и в результате это простое действие превратится в серьезную нагрузку.

Вместо этого просто покажите человеку сервис. Он научится самостоятельно решать эту задачу и больше не будет нагружать вас рутиной. Делитесь опытом, и в итоге все останутся довольны.

Группируем задачи

Делать в календаре слоты для телефонных разговоров, проверки почты и других мелких задач — эффективный способ не распыляться в течение дня. Когда сгруппированы очевидные задачи, начинаешь замечать и другие пожиратели времени. Для меня было удивлением, что даже сохранение контактов в телефон отнимает уйму времени.

У меня есть чат в Телеграме, куда я скидываю контакт в свободной форме: могу скопировать подпись из письма, отправить фотографию визитки или просто скинуть ссылку на человека в социальной сети. Далее помощник обрабатывает это сообщение: ищет дополнительную информацию о контакте, оформляет через генератор QR-кодов цифровую визитку и отправляет ее обратно в чат. Мне остается только отсканировать QR-коды в свободное время, чтобы добавить контакты в телефон.

Хочется полностью автоматизировать этот процесс, но пока языковые модели не научились выполнять даже такую простую задачу.